Prečo je dôležitý time management počas Home office ? Odpoveďou je, že Time a task management v čase home office je omnoho podstatnejší ako počas riadneho „kancelárskeho“ výkonu. Pýtate sa prečo? Väčšina z nás, má totiž oveľa väčší sklon k prokrastinácii práve v domácom prostredí. Rovnako, ako mnohí z vás s týmto niekedy viac, inokedy menej úspešne bojujem :D. Snažím sa však, aby pomer prokrastinácie k účinnému využitiu času bol naklonený efektivite práce. Povedzme si na rovinu, ideálny 100 % výkon je asi taká utópia, ako že všetci ľudia si začnú umývať po toalete ruky (nenarážam len na covid19). Podstatou však je dosiahnuť  čo najideálnejší možný stav. 

       Time management a task management. Čo to vlastne je? 

 V čom je rozdiel medzi time managementom a task managementom? Pod pojmom Time management rozumieme manažovanie niečoho (najčastejšie taskov) v rámci časového bloku (pracovný deň, týždeň etc.) Task management je manažment už priamo úloh (taskov), ich prioritizácia, zamýšľanie sa vôbec nad tým čo(aké tasky) MÁM,  CHCEM, alebo MUSÍM urobiť. Takže, time management KEDY, a task management ČO budem robiť.

 Rovnako sa to týka zamestnancov aj podnikateľov. Ak to robí podnikateľ zle, prichádza o vlastné peniaze. Zamestnanec zasa šafári s peniazmi svojho zamestnávateľa. Ak podnikateľ nie je schopný účinného time a task managementu. Je to zlyhanie jeho manažérskeho JA. Každý podnikateľ sa postupom času z „dievčaťa pre všetko“ (viem o čom hovorím, prvé daňové priznanie som si chcel vypracovať sám… 😀 fail) stáva manažérom svojho podniku. Základom je vedieť zorganizovať si svoj aktívny pracovný čas a úlohy zapasovať do osobného života. V situácii v akej sme sa momentálne ocitli je viac ako nevyhnutné sa nad uvedeným minimálne pozastaviť. Pri „HOME“ office vzniká totiž pocit nadbytku času. V konečnom dôsledku ale zisťujeme, že niektoré úlohy nám pri sumarizácii unikajú.  Efektivitu by som prirovnal k úrovni stredoškolského blicovania. Alebo maximálne vysokoškolského (pozriem si ešte jednu časť obľúbeného seriálu) a potom na tú prednášku naozaj pôjdem…… )

Zažili ste už, že napriek všetkej snahe vám práca z domu nabúrala celý denný režim?

V praxi to vyzerá asi takto:  Idete spať neskoro, neviete zaspať, ráno ťažko vstávate. Avšak, poviete si, „mám celý deň, urobím to po obede.“

Tipy na úspešné zvládnutie Home office

Identifikujte si, v ktorom čase dňa ste najefektívnejší

 Každý z nás má iný biorytmus. V mojom prípade je to napríklad skoro ráno.  Vtedy sa snažím spraviť najdôležitejšie a najpodstatnejšie úlohy dňa. Zamyslite sa nad tým, ako je to vo vašom prípade a podľa toho si naplánujte svoje pracovné povinnosti. 

Doprajte si výživné jedlo vždy pred začiatkom pracovných úloh

Plnohodnotné jedlo a jeho dôležitosť pri  kvalite pracovného výkonu často podceňujeme. Vyvážené raňajky zvýšia vašu koncentráciu a udržia sústredenosť na prácu. Dožičte si teda  pred začiatkom pracovnej fázy napríklad celozrnné pečivo alebo müsli. Doplňte ich o kúsok ovocia, jogurt alebo pohár mlieka. Vaše telo tak prijme dostatočné množstvo sacharidov a bielkovín potrebných na správnu mozgovú činnosť. Nezabúdajte ani na pitný režim.

Zabezpečte si príjemné prostredie na prácu

Nájdite si kútik v domácnosti, kde sa cítite príjemne. Zamedzte všetkým rušivým vplyvom. Veľký dôraz pri tom klaďte na sebadisciplínu. Nezabudnite si predom pripraviť všetky potrebné pomôcky, ktoré na prácu potrebujete. 

Plánujte

Zamyslite sa nad tým, že čas ako veličina je počas dňa obmedzený. Odporúčam pracovný a voľný čas počas home office obdobia  striktne rozdeliť. Urobte si rozpis jednotlivých dní počas týždňa a rozplánujte jednotlivé činnosti (áno milí podnikatelia aj cez víkendy 😀  Spíšte si zoznam úloh ktoré vás v určitý deň čakajú. Priraďte im časovú náročnosť.  Určite im prioritu (1-3) pričom číslo 1 veľmi prioritná úloha. Napasujte všetky dané tasky do blokov aktívneho pracovného času (podľa priority). Používajte nástroje ako Trello, Flowi a Google kalendár.

Oddych a ergonómia práce aj v čase Home office

Dúfame, že time a task management tipy vám prišli prospešné. Naplánujte si aj čas na oddych a venujte sa činnostiam, ktoré vám pomáhajú relaxovať. Uvažujte nad tým, čo práve vám pomáha navodiť stav odpočinku. Myslite aj na ergonómiu. Používajte vhodnú stoličku, počas práce niekoľko krát vstante a prejdite sa po miestnosti. Nezabúdajte vetrať miestnosť v ktorej pracujete. Vhodný je aj krátky strečing. 

Ako to robím ja?

Vstávam o 6:00 

Meditácia, vedomé dýchanie, základná joga na chrbticu

Prechádzka s Jack Russelom (skôr beh :D)

7:00 raňajky

7:30-11:00 prvý pracovný blok (tasky s prioritou 1) – v tomto bloku na začiatku práce otváram a odpisujem na emaily

11:00-11-30 (brutálna prokrastinácia) xbox, PC, 

11:30-14:00 druhý pracovný blok (tasky s prioritou 2) v tomto bloku emaily neotváram

14:00 obed

Do 15:00 siesta 

15:00-16:30 tretí pracovný blok (tasky s prioritou 3) na začiatku otváram a odpisujem na emaily

16:30-22:30 voľný čas

22:30 spánok

Odporúčam ísť spať a vstávať v rovnaký čas (aj keď sa nemusíte presúvať do kancelárie)  ak je to len trochu možné. (ideálne je, keď sa zobudíte 5 minút pred budíkom)

Snažím sa ukladať na spánok maximálne o 22:30 tak, aby som mal dostatok času na regeneráciu. Odporúčam ukladať sa na oddych a vstávať v rovnaký čas (aj keď sa nemusíte presúvať do kancelárie)  ak je to len trochu možné. (ideálne je, keď sa zobudíte 5 minút pred budíkom)

Perlička: toto znázornenie pekne vyzerá na tabuli, alebo na popisovateľnej stene, prípadne môžete využiiť utility na task management (Trello), alebo nejaké šikovné peckové CRM Flowii (áno zamestnávatelia, tasky môžete dávať svojim kolegom, kontrolovať, či boli urobené a získať prehľad nad dianím vo Vašej firme aj v čase keď sa nemôžeme vidieť osobne v kanceláriách).

Na záver

Samozrejme v zmysle starého známeho príslovia „môžeš priviesť koňa k vode ale nedonútiš ho piť“ si každý z nás musí oprášiť svoju vlastnú vnútornú motiváciu prečo sa do podnikania pustil, prečo pre svojho zamestnávateľa pracuje, prečo robí to či ono.

Aby to nebolo iba o efektívnom využití času, tento systém môžeme účinne preklopiť aj do iných oblastí napríklad: „chcem sa vysekať na leto, chcem konečne začať robiť niečo pre seba.„

Rovnako postupujte pri aktivitách, na ktoré ste dlho nemali čas (meditácia, beh, cvičenie, varenie, čítanie atď.). Uvidíte, že ak si aktivity rozložíte, naplánujete, začnete sa im venovať výsledky sa čoskoro dostavia.

Želám všetko dobré, veľa energie, sily, pozitívneho myslenia v čase, keď náš sociálny kontakt je obmedzený. Zvládneme to.

Mgr. Norbert Gyürüsi,
spolumajiteľ Freya Corporation s. r. o