Jedným z najväčších rizík pre firmy ktoré aktuálna karanténa pri podnikaní predstavuje (okrem ekonomickej stránky) je udržanie si prehľadu o jej fungovaní. Za kľúčový atribút považujem efektívnosť pri fungovaní procesov. A to aj v prípade, ak pracujete v module home office bez možnosti sociálneho kontaktu. Aby sa nám firma ,,nerozpadla’’ a zároveň aby sme sa z toho nezbláznili, môžeme využiť moderné vymoženosti poskytované technikou a niekoľko jednoduchých manažérskych trikov.

Základné nástroje 

Ako základný nástroj na udržanie si prehľadu vo firme by som navrhol Trello. Je možné použiť aj iné alternatívy a tooly ako napríklad Assana atď… Tento nástroj v našej spoločnosti využívame na úlohy ktoré nepatria do CRM respektíve využitie CRM by bolo neefektívne pre tento účel. V prípade ak nemáte vo firme zavedené CRM – odporúčame využiť slovenské Flowii alebo český Raynet.

Nakreslite si štruktúru – urobte si plán.

Všetky nové činnosti zhrňte do efektívneho plánu. Obdobie COVID-19 krízy je mimoriadne hektické, preto plán udržateľnosti firmy vyslovene odporúčam. Nespoliehajte sa na to, že kríza rýchlo pominie. Značné množstvo firiem plánovanie podceňuje nakoľko vychádzajú z predpokladu, že rozbehnutá firma nepotrebuje podnikateľský/mesačný/qvartálny/ročný plán. Táto informácia je však mylná. Každá fáza firmy (hoc aj spoločnosť o 1 zamestnancovi) musí fungovať pod určitým plánom. V opačnom prípade firma riadi vás a nie vy firmu. 

Základné atribúty plánu pre menšiu spoločnosť: 

1. cash flow
2. produkty (primárne podľa paretovho pravidla) + identifikácia nových produktov pre ďalší štvrťrok 
3. marketing
4. výroba
5. sales
   

Pamätajte na to, že čím je spoločnosť väčšia – tým väčší počet plánov by mala vzhľadom na širšie rozčlenenie štruktúry mať. 

Rozdelenia úloh – kto / čo – KPI / kedy / ako / kto to skontroluje

KTO?

Pri každej úlohe je nutné nastaviť kompetenčný rámec pre konkrétneho človeka/team. Pokiaľ nemáte v spoločnosti jasne rozkreslenú štruktúru je dosť náročné fungovať v maximálnej efektivite. Toto má za následok okrem chaosu v spoločnosti aj vytvárie situácie kedy : všetci robia všetko ale nikto za nič nie je zodpovedný. Následkom sú ako ekonomické straty, tak aj nespokojnosť zamestnancov, nízka efektivita a absencia jednotného ťahu na bránku. Primárne určenie – kto – musí byť jasné a zamestnanec musí niesť plnú zodpovednosť za uvedenú úlohu respektíve jej časť.

ČO? – KPI

Jasné vymedzenie úlohy a jej cieľov. Bez jasných a hlavne SPRÁVNYCH cieľov nie je možné dosiahnuť efektivitu vo výsledku. Na tento účel nám slúžia KPI (Key performance indicator) alebo ciele. 

Pre zjednodušenie si tu ukážeme na príklade zo sales oddelenia : 

KEDY A AKO?

tu môže byť vymedzenie dvojaké:

1. časový plán na jednotlivé dni
2. časový plán na jednotlivé úlohy (aj s definicíou ,,ako“’
3. kombinácia oboch (ideálna)

Plán na jednotlivé dni – príklad pre Sales oddelenie – kedy

Plán na jednotlivé úlohy počas dňa (kedy a ako)

1. oslovnie zákazníkov – aby sme správne určili koľko sa má za deň osloviť zákazníkov tak použijeme nasledovný vzorec : 

2 hod pracovná doba (pokiaľ chceme robiť akvizície tak postačí 2H denne na cold calls a 6 hodín na klientsky servis) / call (5 min priemer + 2 minuty prestávka) = 120 min / 7 min = 17 callov – zároveň získavame KPI – 17 callov / deň 

AKO- detailné nastavenie procesu

Základným predpokladom správneho fungovania teamu (hlavne pri nových úlohách je pochopenie nasledovného obrázku 

Moje osobné odporúčanie je, aby si každý manažér/konateľ/podnikateľ danú úlohu vyskúšal a následne prvé testovacie úkony si prešiel s osobou ktorá je poverená výkonom danej práce alebo danej úlohy. Zároveň by mal mať určený systém odmeňovania ako variabilnú zložku mzdy za podobné úkony.  Metodika by mala byť teda nasledovná :

Na takéto postupy je už ale efektívnejšie využívať CRM systémy ako Flowii alebo Raynet. 

KTO to skontroluje?

V prípad, ak je správne nastavený proces a (úloha-kto-čo-kedy-ako) zadelenie úloh je jasné, je nutné doriešiť kontrolu plnenia KPI. Najdôležitejšou podmienkou kontroly je reálna znalosť postupu a procesov. Je nemožné ,,znosiť“ kolegu alebo zamestnanca, keď mu zároveň nevieme povedať, ako má danú úlohu robiť lepšie. Dobrý spôsob ako komunikovať výsledok kontroly u Vašich kolegov je v knihe Minútový manažér – odporúčam staršie vydanie. Výsledkom kontroly nie je znepríjemniť život kolegom ale zvýšiť efektivitu procesu a vychytať jeho nedostatky. Najlepším výsledkom efektivity procesov vo firme je jeho takýto výsledok súvahy 

–                                     +

problémy                                zisk

stres

náklady

efektivita

konflikty na pracovisku

Efektívnym fungovaním procesov si dokážete zvýšiť efektivitu Vašej spoločnosti o 30-50 %. 

Verím, že vám prídu tipy ktoré využívame my vo Freya Corporation užitočné, a že sa nám všetkým toto náročné obdobie spojené s COVID-19 podarí preklenúť.

Mgr. Branislav Príbojský