S.r.o. a účtovníctvo – pojmy, ktoré sú od seba závislé. Spoločnosť nie je možné viesť bez kvalitne odvedenej práce zo strany účtovníckeho tímu. Vopred vytýčené podmienky, ktoré si s.r.o. a účtovníctvo vopred stanoví, sú primárne pri vzájomnej spolupráci. Ak ste v pozícii klienta mali by ste poznať základné pravidlá, ktoré predurčia, že vaše účtovníctvo nepodľahne chaosu a bude mať systém, ktorý vám pomôže pri uplatňovaní benefitov. Zároveň vás zbaví nepríjemností, ktoré hrozia pri vedení účtov a pri daniach. Ako by mal vyzerať poriadny klient a na čo by s.r.o.-čka nemala pri spolupráci s účtovníkmi zabúdať?  

Existuje správny klient?

Klient pri výbere účtovníckeho tímu má konkrétne požiadavky, ako odbornosť, detailnosť, profesionalita. Avšak rola účtovníka vo vzťahu klient – služba je mimoriadne dôležitá. Prečo? Pre dohodnuté pravidlá a zavedenie systému, ktorý bude priaznivý najmä pre finančné ciele klienta.

Správnym klientom sa klient stáva vtedy, ak dostane presné inštrukcie a postupy od svojho účtovníka, ktorými sa riadi. S.r.o. a účtovníctvo tak nadobúda úplne iný rozmer a ich vzájomné pôsobenie je omnoho lepšie, rýchlejšie a presnejšie. Najideálnejší stav prichádza, ak si účtovník s klientom hneď na začiatku stretnutia spíše všetky požiadavky klienta. Zároveň zistí čo najviac informácií o tom, ako dovtedy účtovníctvo v s.r.o. fungovalo. Tu prichádza dôležitý moment, vyžiadať si informáciu, aký mal klient vzťah s bývalým účtovníkom a žiadať od neho príslušné doklady a evidenciu. Na prvý pohľad maličkosť, alfou omegou je však poctivosť. Detailne spracované podklady z minulosti pomôžu účtovníkovi riešiť aktuálne, ale aj budúce úkony, ktoré sa s účtovníctvom spájajú.

Účtovník špecialista sa o s.r.o.-čku a účtovníctvo postará

Každý podnik sníva o tom, že ich agenda miezd, účtovných výkazov a daní bude v správnych rukách. Výber účtovníka špecialistu je náročný, avšak nie nemožný. Každý dobrý účtovník by mal spĺňať štandardné požiadavky (odbornosť, analytické myslenie) avšak sú aj také, ktoré sú nadštandardn. Práve tie sú pre kvalitného účtovníka charakteristické. Aké ďalšie vlastnosti by mal mať účtovník špecialista, aby sa dobre postaral o s.r.o. a účtovníctvo?

• sebarozvoj
• komunikácia s klientom a úradmi na úrovni
• kritické myslenie
• zmysel pre detail
• kreativita

Viac o vlastnostiach účtovníka špecialistu alebo o kreatívnom účtovníctve si môžete prečítať v našich starších článkoch, ktoré sme si pre vás pripravili.

Dvanástoro pre klienta s.r.o. a účtovníctvo

S.r.o. a účtovníctvo by malo stáť na pevných pilieroch, ktoré by mali byť jasne vymedzené. Požiadavky na klienta by mali byť nastavené v zmluve, ktorú klient následne podpíše. Klient by mal mať prehľad, v akom stave účtovníci preberajú jeho účtovníctvo, pretože práve on je zodpovedný za daňové doklady súvisiace s jeho podnikateľskou činnosťou a nie samotní účtovníci. Zodpovednosť klient preberá podpísaním preberacieho protokolu, ktorý zároveň slúži ako potvrdenie, že klient bol oboznámený o stave účtovníctva.

Z času na čas sa stane, že klient je nútený pre interné alebo externé faktory pristúpiť k výmene účtovníka, prípadne celého tímu. Aj v opačnom prípade, účtovník môže preberať klienta, ktorý mal v minulosti iného účtovníka. Ako však pri takomto ráznom kroku postupovať? Jednoznačne si treba zachovať neutrálne vzťahy s minulými účtovníkmi. Od predošlého účtovníka je dôležité vypýtať si kľúčové údaje pre ďalšie postupy. Sú to:

1. Hlavná kniha analyticky – ideálne pred aj po zdanení. Kniha je s účtovným denníkom alma mater celého účtovníctva. Pravdepodobne si na ňu počkáme najdlhšie, no bez nej sa nepohnete a ani sa nechcete pohnúť. Nemali by ste sa uspokojiť s odpoveďou, ,,veď si ich opíšme z účtovnej závierky“. Nedá sa to a nie nadarmo sa hlavná kniha volá hlavnou.
2. Inventarizácia súvahových účtov – absencia inventarizácie je ako nedopečená torta, ktorú nikto nechce. Bez nej si nebudeme vedieť obhájiť naše stavy v nasledujúcom roku a budú vám komplikovať každé nasledujúce účtovné obdobie.
3. Zoznam pripočítateľných a odpočítateľných položiek k základu dane – môžu a často majú daňový dopad už na naše účtovné obdobie.
4. Saldo odberateľov/dodávateľov – odporúčam (v rámci možností) aj nahodiť do systému, nielen zúčtovávať. Ak si klient v máji vypýta saldo, nebudeme ho vedieť zostaviť pravdivo.
5. Evidenciu a odpočet účtovných strát z minulých účtovných období.
6. Tvorba opravných položiek – analyticky/dokladovo. Nespoliehajme sa na to, že ich asi tvorili. Všetko môže mať (negatívny) daňový dopad na naše účtovné obdobie.
7. Karty majetku – k nim odpisové plány, využitie majetku (účel verzus charakter osobnej spotreby), prípadné prerušenie daňových odpisov.
8. Kompletné mzdové listy a mzdovú dokumentáciu – ak raz budeme musieť vyplniť evidenčný list dôchodkového poistenia dôchodcovi, ktorý u nášho klienta pracoval 20 rokov, pochopíme prečo.
9. Priemerný zárobok zamestnancov na pracovno-právne účely za posledný štvrťrok a zostatky dovoleniek – zamestnanci nás pohltia otázkami k výplatnej páske, ak sa im niečo nebude zdať a verte, že majú vždy všetko dobre spočítané.
10. Odpočítanie dane z pridanej hodnoty – krátenie koeficientom. Túto informáciu musíme vedieť ako prvú, v praxi sa často stáva, že musíme začať účtovať január, no doklady budeme mať k dispozícii až po podaní daňového priznania v apríli. Zistenie, že ste 4 mesiace mali krátiť daň koeficientom, nepoteší ani nás, ani klienta. Tiež sa nám pri investičnom majetku budú hodiť aj informácie, či a kedy nastala úprava odpočítania dane pri zmene účelu alebo charakteru jeho použitia.
11. Vyžiadať aj účtovú osnovu v členení na daňové/nedaňové účty analyticky a priebežnú účtovnú závierku, ako aj skontrolovať mzdy.
12. Ďalej, ak majú hmotný alebo nehmotný majetok, treba žiadať inventárne karty aj odpisové plány (aj daňové, pre prípad, že by boli v minulosti pozastavované).

 S.r.o. a účtovníctvo si vyžaduje ideálny stav. Ako ho dosiahnuť?

Pri inventarizácii môžu na povrch vyplávať rozdiely, ktoré predstavujú konkrétny stav účtovníctva firmy. Napríklad môže vzniknúť prebytok, manko, alebo naopak, aj ideálny stav. Čo je ideálny stav v účtovníctve? Keď sa skutočný stav rovná účtovnému stavu. Pre s.r.o. a účtovníctvo nie je ideálny stav nedosiahnuteľný. Práve naopak. Môžete ho dosiahnuť, ak budú obe strany poznať pravidlá, ako účtovníctvo viesť:

• správne –účtovné prípady je nutné zaúčtovať v súlade so zákonom o účtovníctve a ostatnými právnymi predpismi,
• úplne –v rámci daného účtovného obdobia sa musia zaúčtovať všetky účtovné prípady, ktoré s týmto obdobím súvisia, žiadne sa nesmú vynechať, ani na viac doplňovať,
• preukázateľne –účtovný prípad sa môže zaúčtovať, len na základe doloženého účtovného dokladu, ktorý preukazuje jeho existenciu,
• zrozumiteľne –účtovníctvo sa musí viesť v slovenskom jazyku, aby bol obsah účtovných prípadov jednoznačný, tak aby bola zaistená trvalosť všetkých účtovných záznamov.

Ak ste sa ocitli v situácii, keď potrebujete skúsené rady o správnom fungovaní s.r.o. a účtovníctva, náš tím špecialistov vám vie zodpovedať vaše otázky. FreyaCorporation má dlhoročné skúsenosti s vedením účtov, s expanziou na zahraničné trhy, ale aj so založením s.r.o. na Slovensku aj v zahraničí. Dokonca máme školených kolegov, ktorí nielenže ovládajú cudzie jazyky, ale aj v iných krajinách pôsobia, teda majú aktuálny prehľad o ekonomických, právnych zmenách, ktoré vedia zakomponovať do vášho biznis modelu. Využite možnosť prvej bezplatnej konzultácie a zistite o možnostiach v podnikaní viac.